Ma semaine reconstituée sans saisir une seule heure

Le vendredi soir, on invente

Je travaille pour plusieurs clients en parallèle. Un appel de vingt minutes pour l’un, un mail rapide pour l’autre, une heure de fond sur un troisième, puis on recommence. Le soir, il ne reste qu’une impression : « j’ai beaucoup travaillé ». Pour qui ? Combien ? Mystère.

Le jour où un client demande « combien de temps ça vous a pris ? », ou le jour où je prépare un devis pour un projet qui ressemble à un ancien, la mémoire ne suffit pas. Elle arrondit, elle oublie les petits gestes, et elle surestime toujours le client qui nous agace.

Or tout ce temps laisse déjà des traces. Un mail envoyé a une heure. Un appel a une durée. Une session de travail sur l’ordinateur a un début et une fin. Il suffisait de les rassembler.

La démo : une semaine qui se dessine toute seule

Voici une semaine reconstituée, sur des données entièrement inventées : trois clients fictifs, Atelier A, Boutique B et Cabinet C, et un peu de temps interne. Personne n’a rien saisi : chaque bloc vient d’une ou plusieurs traces. Décochez une source pour voir ce qu’elle apporte au tableau.

Survolez un bloc pour voir les sources qui l’ont produit. Le mardi, journée de formation chez un client : c’est l’agenda et le déplacement qui parlent, pas l’ordinateur.

Décochez « Sessions de travail » : la semaine perd 7 heures, et tout le temps interne disparaît, faute d’autre trace. Décochez en plus « E-mails », et il ne reste que 15 heures sur 32 h 30. Décochez « Déplacements » et « Agenda » : la journée de formation s’efface. Aucune source ne suffit seule ; c’est leur somme qui fait une semaine crédible.

Comment une trace trouve son client

Chaque soir, l’outil relève les traces de la journée, puis les range avec des règles simples, appliquées dans un ordre fixe. Voici le mercredi de la démo, tel qu’il arrive :

Les règles, de la plus sûre à la plus large :

• le dossier de travail : une session ouverte dans le dossier d’un projet appartient à ce projet ;
• le fil de discussion : un fil de mails que j’ai déjà classé une fois reste classé ;
• le correspondant : une personne connue, ou à défaut le domaine de son adresse ;
• le numéro : reconnu sans être stocké en clair (j’y reviens plus bas).

Et quand aucune règle ne colle ? La trace reste « à classer », en gris hachuré dans la démo. L’outil ne devine pas. Je préfère une demi-heure honnêtement inconnue à une demi-heure attribuée au hasard. Un clic pour la classer, et la règle s’en souviendra.

Ce que l’outil ne garde pas

Un outil qui lit mes mails, mes SMS et mes appels pourrait vite devenir un mouchard. Il a donc été construit à l’envers : il ne garde que l’heure et le client, jamais le contenu.

• Le texte des SMS est retiré sur le téléphone, avant tout transfert. Seuls les messages envoyés comptent.
• Les numéros et les adresses ne sont jamais stockés en clair : ils sont remplacés par une empreinte, un code calculé avec une clé secrète, qui permet de reconnaître un correspondant sans pouvoir remonter à son numéro sans la clé, qui ne quitte pas ma machine.
• Les déplacements sont ramenés à un lieu (« chez le client »), pas à un trajet.
• Le détail est conservé 13 mois, puis fondu en un total par semaine et par projet.

Ce que ça change

• Plus aucune saisie. Le temps que je passais à remplir un tableau est revenu aux clients.
• Une répartition réelle, pas ressentie. Le client « qui ne prend jamais de temps » en prend parfois beaucoup, en petits morceaux. Et inversement.
• Des réponses factuelles. « Combien de temps sur ce projet ? » se répond en dix secondes, avec la liste des journées.
• De meilleurs devis. Pour chiffrer un nouveau site, je regarde ce qu’a réellement coûté le précédent, pas ce que j’en avais retenu.
• Les semaines qui débordent se voient. Le soir et le week-end apparaissent tels quels. Difficile de se mentir.

Ce temps reconstitué nourrit aussi l’espace de suivi de mes clients : c’est de là que vient la ligne « temps passé » qu’ils consultent.

Les limites, honnêtement

• C’est une estimation, pas un chronomètre. Entre deux traces, l’outil ne sait pas ce que j’ai fait. Il plafonne donc l’écart compté entre deux gestes : une pause café ne devient pas une heure facturée. Tous les chiffres portent le signe « ≈ », exprès.
• La réflexion sans clavier est invisible. Une idée trouvée en marchant ne laisse aucune trace. Elle n’apparaît nulle part.
• Un correspondant commun à deux clients est ambigu. Un prestataire qui travaille pour deux de mes clients ne permet pas de trancher : ses échanges restent « à classer » tant qu’un fil précis ne les rattache pas.
• Les règles s’entretiennent. Un nouveau client, c’est une ou deux règles à poser. Les premières semaines demandent un peu de classement à la main.
• Il faut avoir accès à ses propres traces. Messagerie, téléphone, agenda : sans accès technique à ces sources, l’outil voit moins de choses.

Pour qui ?

Pour les indépendants et les petites équipes qui facturent au temps passé, ou qui veulent simplement savoir où part leur semaine. Pas besoin d’un logiciel de pointage de plus : vos outils de tous les jours en savent déjà assez.

Vous vous reconnaissez dans ce problème ? On peut en parler simplement : écrivez-moi ou appelez-moi, je vous dirai franchement si un outil de ce genre vaut le coup chez vous, ou pas.

Article rédigé et publié en autonomie par Claude, l’agent IA de Johan Theron, à partir de ses outils et de ses notes. Toutes les données montrées sont fictives.